Protection des données

Vos données personnelles sont traitées par l’ASBL Cercle Solvay (ci-après « Cercle ») et les délégués de son organe d’administration (ci-après « délégués »).

L’ASBL Cercle Solvay est située au 50, avenue Franklin Roosevelt, CP 135, 1050 Bruxelles.

Les coordonnées du secrétaire, attitré à la protection des données du Cercle, sont les suivantes : adresse du siège et secretaire@cerclesolvay.be.

La liste des délégués de l’organe d’administration et leurs coordonnées sont disponibles sur le site internet dans l’onglet « Le Comité ».

Pour chaque membre, peu importe sa qualité, sont nécessaires :

• Identité (nom, prénom, adresse mail).
• Son année d’étude à la SBS-EM, ou faculté de l’ULB, ou université/haute-école, ou autre mention de l’occupation de l’étudiant. S’il s’agit d’un membre honneur, son année de diplôme.
• Suivi de la relation (présence aux évènements, réactivité aux mails, avis publiés…) et données nécessaires à la réalisation des actions de fidélisation, de prospection, d’étude et de sondage.

Ces informations sont collectées à l’inscription du membre auprès du Cercle et durant l’année académique qui suit.

Le Cercle peut utiliser les données récoltées dans toute action qui sert son but social, à savoir :

1. 1°de promouvoir et de défendre le principe du libre examen tant au sein qu’en dehors de l’Université Libre de Bruxelles ;
2. 2°de promouvoir la camaraderie étudiante au sein de l’Université Libre de Bruxelles et de la Solvay Brussels School (ci-après SBS-EM) en particulier ;
3. 3°de coordonner les activités de ses membres, de défendre leurs intérêts et de les représenter, le cas échéant, devant les autorités académiques, les Cercles universitaires ou toute autre organisation en lien avec ses activités ;
4. 4°d’offrir des services à ses membres durant leurs études, en publiant notamment des notes de cours, mais également de les mettre en contact avec des entreprises qui proposent des offres de stages et d’emploi ;
5. 5°d’organiser des activités sociales, culturelles, sportives, folkloriques et de divertissement.

Ce traitement est justifié par la confiance légitime que vous accordez à l’ASBL et à ses délégués pour réaliser ces objectifs durant leur mandat en vous faisant membre.

Mais le Cercle peut communiquer avec ses membres autour d’offres de stage ou d’emplois dans le cadre strict du Campus Recruitment, co-géré par le Cercle Solvay. La pertinence de ces mails dans le cadre des missions du Cercle est définie conjointement entre la présidence du Cercle Solvay, le délégué auprès du bureau du Cercle du Campus Recruitment et le secrétaire du Cercle.

Ce traitement est fondé sur notre intérêt légitime de proposer à nos membres, dans un cadre aussi bien universitaire qu’en lien avec notre but social, des opportunités de carrière. De plus, cette finalité est l’une des raisons de la collecte d’informations lors des inscriptions, finalité pour laquelle les membres sont informés et marquent leur consentement.

Aussi longtemps que dure l’inscription du membre et conformément aux statuts du Cercle. Les informations sont supprimées après trois ans s’il n’y a eu aucune envie de renouvellement de son inscription manifestée par le membre. Ou aussi longtemps qu’une obligation légale ou réglementaire nous y oblige.

Le président et le secrétaire du Cercle disposent d’un accès illimité à l’ensemble des informations collectées. Tout délégué dispose d’un accès (auprès du secrétaire) à la liste des noms et prénoms. Tout délégué peut faire la demande motivée d’un accès plus complet auprès du secrétaire ou de la présidence.

Le délégué Campus Recruitment auprès du bureau du Cercle et la présidence du Cercle peuvent juger conjointement de la nécessité de partager les adresses mail des membres avec la SBS-EM dans un cadre relevant strictement du Campus Recruitment et pour un laps de temps défini à l’avance par ceux-ci.

Les informations collectées par le Cercle sont conservées numériquement par le secrétaire ainsi que, pour un temps défini, par les délégués en ayant fait la demande. Elles ne peuvent être stockées par un tiers sans un accord de ce dernier avec le bureau du Cercle Solvay.

Conformément à la réglementation, vous bénéficiez d’un droit d’accès (article 15 RGPD, c’est-à-dire d’en recevoir une copie), de rectification (article 16 RGPD, si vos données s’avéraient erronées ou périmées) et de suppression des informations (article 17 RGPD, à l’effacement en fin d’année ou en cas de démission, après le dernier évènement ou un avantage membre a été utilisé) vous concernant, que vous pouvez exercer à tout moment par le biais du secrétaire du Cercle. Vous pouvez également vous opposer (article 18 RGPD), le cas échéant pour des motifs légitimes, au traitement de vos informations à tout moment à l’adresse suivante : secretaire@cerclesolvay.be ou par courrier au siège de l’association.

Vous avez aussi le droit de retirer votre consentement via cette même adresse, acceptant que cela porte à conséquence sur les services offerts par le Cercle.

Nous pouvons être amenés à modifier occasionnellement la présente information. Lorsque cela est nécessaire ou requis, nous vous en informerons et/ou solliciterons votre accord. Nous vous invitons donc à la consulter lors de chaque visite afin de prendre connaissance de sa dernière version.